Μια εγγραφή SPF προσδιορίζει τα συστήματα που επιτρέπεται να στέλνουν email για έναν τομέα που χρησιμοποιείται στην παράδοση μηνυμάτων. Από μόνη της δεν επαληθεύει τη διεύθυνση «Από» που βλέπει ο πελάτης ούτε αποδεικνύει ότι το μήνυμα είναι επιθυμητό. Για έναν ιδιοκτήτη καταστήματος, το πρακτικό ζητούμενο είναι να βρει το σωστό όνομα host, να διατηρήσει τις νόμιμες υπηρεσίες αποστολής και να χρησιμοποιήσει τις εγγραφές που παρέχονται για τον συγκεκριμένο λογαριασμό.
Βρείτε το όνομα host και τις υπάρχουσες υπηρεσίες αποστολής
Ζητήστε από τον υπεύθυνο DNS να εξετάσει το ακριβές όνομα host. Τα email της ομάδας σας και η υπηρεσία marketing μπορεί να χρησιμοποιούν διαφορετικές ρυθμίσεις αποστολής· μην υποθέτετε ότι κάθε εγγραφή ανήκει στο ίδιο σημείο.
Χρησιμοποιήστε τις τιμές που παρέχονται για τον λογαριασμό σας. Κρατήστε αντίγραφο της προηγούμενης ρύθμισης και εντοπίστε ποιες υφιστάμενες υπηρεσίες εξαρτώνται από αυτήν. Η προσθήκη δεύτερης, ανταγωνιστικής πολιτικής SPF στο ίδιο όνομα host μπορεί να προκαλέσει σφάλμα αντί να διευρύνει την εξουσιοδότηση.
Κατανοήστε τι προσδιορίζει και τι δεν προσδιορίζει το SPF
Το SPF συνήθως ελέγχει τον τομέα που χρησιμοποιείται στην υποκείμενη συναλλαγή email και συχνά εμφανίζεται στις πληροφορίες return-path του μηνύματος. Αυτός μπορεί να διαφέρει από τη διεύθυνση που φαίνεται στο πεδίο «Από». Επομένως, ένα αποτέλεσμα SPF pass πρέπει να ερμηνεύεται μαζί με τον τομέα για τον οποίο πέρασε και το αποτέλεσμα ευθυγράμμισης DMARC.
Η πολιτική δημοσιεύεται στο DNS, αλλά περιγράφει την εξουσιοδοτημένη υποδομή αποστολής, όχι λίστα εργαζομένων που μπορούν να γράφουν email. Η προσθήκη νέου χρήστη γραμματοκιβωτίου δεν είναι το ίδιο με την εξουσιοδότηση νέας υπηρεσίας αποστολής. Μάθετε ποιον τομέα χρησιμοποιεί πράγματι η υπηρεσία πριν αποφασίσετε ποια πολιτική DNS χρειάζεται αλλαγή.
Δεν πρέπει να υπάρχουν δύο ανταγωνιστικές πολιτικές SPF για το ίδιο όνομα host που αξιολογείται. Αυτό διαφέρει από μια διεπαφή DNS που χωρίζει μια μεγάλη εγγραφή TXT σε τμήματα κειμένου μέσα σε εισαγωγικά· ένας αρμόδιος διαχειριστής πρέπει να ξεχωρίζει τον τρόπο απεικόνισης της διεπαφής από πολλές ξεχωριστές πολιτικές. Μη συγχωνεύετε ούτε διαγράφετε εγγραφές μόνο με βάση τον αριθμό γραμμών που δείχνει η οθόνη.
Αποφύγετε τις αλλαγές με εικασίες
Μια εγγραφή SPF μπορεί να παραπέμπει σε άλλες εγγραφές, δημιουργώντας όρια αναζητήσεων και εξαρτήσεις. Μια μεγάλη αλυσίδα προσθηκών μπορεί να πάψει να λειτουργεί, ακόμη κι αν κάθε νέος αποστολέας φαίνεται λογικός μεμονωμένα. Όταν η ρύθμιση περιπλέκεται, ζητήστε από αρμόδιο διαχειριστή να αξιολογήσει τη συνολική διαμόρφωση.
Μην αφαιρείτε άγνωστη εγγραφή πριν μάθετε ποια υπηρεσία τη χρησιμοποιεί. Ταυτόχρονα, μην αφήνετε επ’ αόριστον εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες που έχουν αποσυρθεί, απλώς επειδή η εγγραφή περνά αυτή τη στιγμή έναν έλεγχο. Διατηρήστε σύντομο κατάλογο νόμιμων αποστολέων και του υπεύθυνου για κάθε υπηρεσία.
Μάθετε γιατί η πολιτική μπορεί να αποτύχει με μία ακόμη προσθήκη
Το SPF περιορίζει τους μηχανισμούς και τροποποιητές που προκαλούν ερωτήματα DNS κατά την αξιολόγηση. Μια σύντομη εγγραφή μπορεί και πάλι να προκαλεί πολλές αναζητήσεις μέσω εμφωλευμένων παραπομπών. Επομένως, ένα ακόμη include μπορεί να οδηγήσει σε μόνιμο σφάλμα αξιολόγησης, ακόμη κι αν η σύνταξή του είναι σωστή. Ο σχετικός έλεγχος αφορά ολόκληρη τη διαδρομή αξιολόγησης, όχι τον αριθμό χαρακτήρων.
Ζητήστε από τον διαχειριστή να εξετάσει τις τρέχουσες παραπομπές και να εντοπίσει ποιες χρειάζονται ακόμη. Μην αντικαθιστάτε χειροκίνητα τη ρύθμιση που υποστηρίζει μια υπηρεσία με σταθερή λίστα διευθύνσεων IP μόνο και μόνο για να φαίνεται απλούστερη σε έναν ελεγκτή· οι διευθύνσεις αυτές μπορεί να αλλάξουν. Χρησιμοποιήστε την υποστηριζόμενη μέθοδο του παρόχου και επιλύστε την πολυπλοκότητα μαζί με την αρμόδια τεχνική ομάδα.
Επιβεβαιώστε το αποτέλεσμα στην παράδοση
Αφού διαδοθεί η αλλαγή, στείλτε ελεγχόμενο μήνυμα με την προβλεπόμενη ρύθμιση Sendvio και εξετάστε τα αποτελέσματα ελέγχου ταυτότητας. Ελέγξτε μαζί SPF, DKIM και ευθυγράμμιση DMARC αντί να θεωρείτε ότι ένα μόνο θετικό αποτέλεσμα αρκεί.
Καταγράψτε στα σημειώματα ρύθμισης το επαληθευμένο όνομα host και την ημερομηνία. Επαναλάβετε τον έλεγχο όταν αλλάζετε τομείς ή υπηρεσίες αποστολής. Το σωστό SPF περιορίζει μία κατηγορία αποτυχίας ελέγχου ταυτότητας, αλλά η άδεια επικοινωνίας, τα παράπονα, το περιεχόμενο και η συμπεριφορά αποστολής εξακολουθούν να επηρεάζουν την εμπειρία των παραληπτών.
Όταν κλιμακώνετε ένα πρόβλημα, δώστε τον επηρεαζόμενο τομέα αποστολής, την ώρα ελεγχόμενης δοκιμής, το αποτέλεσμα SPF και την ταυτότητα που αξιολογήθηκε, καθώς και τις σχετικές κεφαλίδες ελέγχου ταυτότητας αφού αφαιρέσετε ευαίσθητα στοιχεία. Αναφέρετε αν αποτυγχάνει και το συνηθισμένο email της ομάδας ή μόνο η ρύθμιση marketing. Έτσι διαχωρίζεται μια αλλαγή σε ολόκληρο τον τομέα από ένα πρόβλημα συγκεκριμένης υπηρεσίας.
Μετά τη διόρθωση, δοκιμάστε κάθε νόμιμη διαδρομή αποστολής που καλύπτει η αλλαγμένη πολιτική. Η επίλυση για την καμπάνια marketing δεν πρέπει να αφαιρεί την εξουσιοδότηση από email υποστήριξης ή λειτουργικά μηνύματα. Κρατήστε τον εγκεκριμένο κατάλογο αποστολέων μαζί με τον υπεύθυνο της εγγραφής και την ημερομηνία τελευταίας επαλήθευσης. Η συντήρηση SPF πετυχαίνει όταν οι νόμιμοι αποστολείς παραμένουν εξουσιοδοτημένοι και οι παρωχημένοι αφαιρούνται σκόπιμα, όχι όταν μία καμπάνια περάσει απλώς έναν έλεγχο μία φορά.