Catatan SPF mengidentifikasi sistem yang diizinkan mengirim email untuk domain yang digunakan dalam pengiriman pesan. Catatan ini tidak dengan sendirinya memverifikasi alamat From yang dilihat pelanggan atau membuktikan bahwa pesan tersebut memang diinginkan. Bagi pemilik toko, tugas praktisnya adalah menemukan nama host yang tepat, mempertahankan pengirim resmi, dan memakai catatan yang diberikan untuk akun pengiriman tertentu.
Temukan nama host dan pengirim yang sudah ada
Minta pengelola DNS memeriksa nama host yang tepat. Email staf dan layanan pemasaran Anda mungkin menggunakan pengaturan pengiriman berbeda; jangan menganggap semua catatan harus ditempatkan di lokasi yang sama.
Gunakan nilai yang diberikan untuk akun Anda. Simpan salinan konfigurasi sebelumnya dan kenali layanan yang masih bergantung padanya. Menambahkan kebijakan SPF kedua yang bersaing pada nama host yang sama dapat menimbulkan kesalahan, bukan memperluas izin.
Pahami identitas yang dikenali dan tidak dikenali SPF
SPF biasanya mengevaluasi domain yang digunakan dalam transaksi email di balik layar, sering kali terlihat pada informasi return-path pesan. Domain tersebut dapat berbeda dari alamat yang ditampilkan pada kolom From. Karena itu, hasil SPF yang lolos harus ditafsirkan bersama nama domain yang diperiksa dan hasil keselarasan DMARC-nya.
Kebijakan ini dipublikasikan di DNS, tetapi isinya menjelaskan infrastruktur pengiriman yang diizinkan, bukan daftar pegawai yang boleh menulis email. Menambahkan pengguna kotak surat baru berbeda dengan mengizinkan layanan pengiriman baru. Sebelum memutuskan catatan DNS mana yang perlu diubah, tanyakan domain mana yang sebenarnya digunakan layanan tersebut.
Untuk nama host yang dievaluasi, seharusnya tidak ada dua kebijakan SPF yang saling bersaing. Ini berbeda dengan antarmuka DNS yang membagi satu catatan TXT panjang ke beberapa bagian teks dalam tanda kutip; administrator yang kompeten perlu membedakan cara antarmuka menampilkannya dari beberapa kebijakan terpisah. Jangan menggabungkan atau menghapus catatan hanya berdasarkan jumlah baris yang terlihat di layar.
Hindari perubahan berdasarkan tebakan
Sebuah catatan SPF dapat merujuk ke catatan lain, sehingga menimbulkan batas pencarian dan ketergantungan. Rangkaian penambahan yang panjang bisa berhenti berfungsi meskipun setiap pengirim baru tampak masuk akal. Jika konfigurasi menjadi rumit, minta administrator yang kompeten menilai semua catatan secara keseluruhan.
Jangan menghapus entri yang tidak dikenal sebelum mengetahui layanan apa yang menggunakannya. Sebaliknya, jangan membiarkan layanan yang sudah tidak dipakai tetap mendapat izin tanpa batas hanya karena pengujian saat ini berhasil. Buat inventaris singkat berisi pengirim yang sah dan pemilik tiap layanan.
Pahami mengapa satu penambahan lagi bisa membuat kebijakan gagal
SPF membatasi mekanisme dan pengubah yang memicu kueri DNS selama evaluasi. Catatan yang terlihat singkat tetap dapat memicu banyak pencarian melalui rujukan bertingkat. Karena itu, menambahkan include lain bisa menimbulkan kesalahan evaluasi permanen meskipun sintaks tambahan tersebut benar. Yang perlu diperiksa adalah seluruh jalur evaluasi, bukan jumlah karakternya.
Minta administrator meninjau rujukan yang ada dan menentukan mana yang masih diperlukan. Jangan mengganti konfigurasi resmi suatu layanan dengan daftar alamat IP tetap hanya agar alat pemeriksa terlihat lebih sederhana; alamat IP dapat berubah. Gunakan metode yang didukung penyedia dan minta tim teknis terkait menangani kerumitannya.
Pastikan hasil pengiriman benar
Setelah perubahan DNS diterapkan, kirim pesan uji terkontrol menggunakan konfigurasi Sendvio yang dimaksud dan periksa hasil autentikasinya. Tinjau SPF bersama DKIM dan keselarasan DMARC, bukan menganggap satu label lulus sebagai jawaban lengkap.
Catat nama host yang sudah diverifikasi dan tanggal pemeriksaan dalam dokumentasi penyiapan. Ulangi pemeriksaan saat domain atau layanan pengiriman berubah. SPF yang benar mengurangi satu jenis kegagalan autentikasi, tetapi izin, keluhan, konten, dan pola pengiriman tetap memengaruhi pengalaman penerima.
Saat meminta bantuan atas masalah, berikan domain pengiriman yang terdampak, waktu pengujian terkontrol, hasil SPF beserta identitas yang dievaluasi, serta header autentikasi yang sudah disanitasi dan relevan. Jelaskan apakah email staf biasa juga gagal atau hanya konfigurasi pemasaran. Informasi ini membantu membedakan perubahan seluruh domain dari masalah khusus suatu layanan.
Setelah perbaikan, uji setiap jalur pengiriman sah yang tercakup dalam kebijakan yang diubah. Perbaikan kampanye pemasaran tidak boleh menghapus izin untuk email dukungan atau operasional. Simpan inventaris pengirim resmi bersama nama penanggung jawab catatan dan tanggal verifikasi terakhir. Pemeliharaan SPF berhasil jika pengirim yang sah tetap diizinkan dan pengirim lama dihapus dengan sengaja, bukan sekadar ketika satu kampanye kebetulan lolos.