Pravidla pro názvy e-mailových kampaní mají dalšímu člověku umožnit vybrat správný soubor nebo kampaň bez hádání. Označení „finální“, „nová finální“ a „finální schválená“ skrývají skutečné rozdíly mezi verzemi. Používejte krátký vzorec s údaji, které tým potřebuje, například účelem a jazykem. Doklad o schválení evidujte samostatně, ne pouze v názvu.
Uveďte údaje, podle kterých lze vybírat
Zvolte jednotné pořadí pro účel kampaně, datum či období, publikum a podle potřeby jazyk. Názvy udržujte čitelné a nezahrnujte každé možné pole. Kolega by měl poznat rozdíl mezi dvěma verzemi, aniž by musel otevřít obě.
Názvy kampaní a šablon v Sendvio slaďte se zbytkem knihovny podkladů. Do názvů souborů, prefixů slev ani interních štítků nevkládejte osobní údaje zákazníků, které by se později mohly objevit v exportech či sdílených snímcích.
Zvolte vzorec čitelný bez vysvětlivky
Praktický interní název může být například „2026-11 | Doplnění zásob | Lněná košile | Upozornění na dostupnost | CZ | v03“. Konkrétní oddělovače nejsou důležité tolik jako jednotné pořadí a užitečné rozdíly. Uveďte pole potřebná k výběru správné položky; vynechte ta, která název prodlužují, ale nepomáhají.
Pokud se v jedné kampani používá několik jazyků, ponechte její hlavní identitu stejnou a podle potřeby rozlište jednotlivé podklady. Nevytvářejte názvy, které z jazykových verzí dělají zdánlivě nesouvisející nabídky. Obrázek, šablonu i jazykovou kontrolu musí jít dohledat ke stejnému zadání kampaně.
Datum zapisujte jednotně a vysvětlete, zda jde o plánované odeslání, vytvoření souboru, nebo období kampaně. Při střídání významu se řazení stává nespolehlivým. Jména zákazníků, telefonní čísla a soukromé údaje do štítků, které se mohou objevit ve snímcích či exportech, nepatří.
Stav oddělte od domněnek
Určete, co ve vašem procesu znamenají stavy „koncept“, „zkontrolováno“, „naplánováno“ a „aktivní“. Jmenujte člověka odpovědného za schválení. Soubor nazvaný „schváleno“ nestačí, pokud není jasné, která verze prošla kontrolou a co se od té doby změnilo.
Při nahrazení podkladu jasně označte aktuální verzi a historii uchovejte podle běžného postupu. Nedovolte, aby se starý obrázek s prošlou nabídkou hledal snáz než platný.
Doklad o schválení evidujte odděleně od názvu
Soubor označený „schváleno“ se mohl po kontrole změnit; kampaň nazvaná „koncept“ už může být naplánovaná. Zkontrolujte skutečný stav systému a uchovejte záznam o schválené verzi. Pojmenování usnadňuje orientaci, samo o sobě však proces nevynucuje.
Při zásadní změně vytvořte novou verzi a popište, co se změnilo i které kontroly je nutné zopakovat. Nový ořez obrázku může vyžadovat vizuální kontrolu, změna slevy zase otestování nabídky. Starou poznámku o schválení nepřipojujte k upravenému balíčku bez ověření její platnosti.
Aktuální volbu zviditelněte a archivované podklady odlište od aktivních. Historii zachovejte podle běžného postupu, ale prošlou akci nenechávejte vedle platného podkladu s podobně věrohodným názvem. Jasné archivování snižuje riziko, že kolega ve spěchu zvolí nesprávný soubor.
Před odesláním zkontrolujte celý balíček
Ověřte, že kampaň používá zamýšlený obrázek, šablonu, jazykovou verzi i cílovou stránku. Název snižuje počet chyb, ale nenahrazuje závěrečný náhled. I správně pojmenovaný soubor může obsahovat chybnou cenu.
Nepoužívané koncepty pravidelně archivujte, aby knihovna zůstala přehledná. Systém má být natolik jednoduchý, aby ho lidé skutečně používali. Přínos se projeví, když kolega připraví kampaň jistě, aniž by spoléhal na paměť jejího původního autora.
Požádejte někoho, kdo kampaň nezná, aby našel finální šablonu, zamýšlené jazykové podklady a záznam o schválení. Pokud potřebuje vysvětlení od autora, zjednodušte systém. Nejlepší pravidlo je takové, které celý tým dodržuje při běžné práci i během rušného spuštění.