استفاده دوباره از محتوای ایمیل زمانی نتیجه‌بخش است که توضیح هنوز مفید باشد و مخاطب تازه دلیلی برای دیدنش داشته باشد. راهنمای انتخاب اندازه یا نکته نگهداری محصول ممکن است از کمپینی که آن را معرفی کرده ماندگارتر باشد. این ارزش پایدار را از پیشنهادهای منقضی، پیوندهای قدیمی محصول و فرض‌های قبلی درباره مخاطب جدا کنید، سپس نسخه کپی‌شده را مانند پیامی تازه بازبینی کنید.
راهنمای ماندگار را از اطلاعات موقت جدا کنید
راهنمای محصول را از قیمت، موجودی، مهلت‌ها و تخفیف‌های ویژه کمپین جدا نگه دارید. جزئیاتی را که هر بار باید بازبینی شوند مشخص کنید. قالب باید کار تکراری را کم کند، بی‌آنکه آنچه تغییر کرده پنهان بماند.
بلوک‌ها یا قالب‌های تأییدشده را با هدفی روشن در Sendvio ذخیره کنید. نامی مانند «راهنمای نگهداری پارچه کتان» هنگام جست‌وجوی همکار دیگر از «نسخه نهایی دو» مفیدتر است.
توضیح را نگه دارید و زمینه آن را از نو بسازید
توضیح انتخاب اندازه می‌تواند به مشترک تازه برای انتخاب نخستین کالا کمک کند و به مشتری فعلی امکان دهد برش جدید را با لباسی که دارد مقایسه کند. راهنمای اصلی اندازه‌گیری شاید قابل استفاده مجدد باشد، اما مقدمه، نمونه‌ها و دعوت به اقدام باید با تصمیم تازه هماهنگ شوند.
بلوک را به اطلاعات پایدار و واقعیت‌های متغیر تفکیک کنید. روش اندازه‌گیری ممکن است همچنان معتبر باشد، اما دامنه اندازه‌ها، پیوند محصول، تصویر یا سیاست بازگشت به بررسی تازه نیاز دارد. این تفاوت را در داراییِ کاری مشخص کنید تا نفر بعدی فرض نکند همه جمله‌ها ماندگارند.
بررسی کنید محتوای اصلی چرا خوب عمل کرد. شاید به پرسشی پرتکرار پاسخ داده، به مخاطبانی بسیار علاقه‌مند رسیده یا هم‌زمان با پیشنهادی قوی منتشر شده باشد. توضیح مفید را نگه دارید، اما فرض نکنید کپی‌کردن کل ایمیل در شرایط متفاوت همان نتیجه را تکرار می‌کند.
محتوا را با مرحله مشتری هماهنگ کنید
مشترک تازه شاید به معرفی تفاوت میان محصولات نیاز داشته باشد. مشتری‌ای که محصول را دارد ممکن است به یادآوری کوتاه‌تر یا کاربرد پیشرفته‌تری نیازمند باشد. محتوای اصلی را نگه دارید، اما زمینه و اقدام بعدی را متناسب تغییر دهید.
بررسی کنید مخاطب همین محتوا را اخیراً در یک خودکارسازی دریافت کرده است یا نه. حتی پیام مفید هم اگر کمپین همان چیزی را تکرار کند که دیروز رسیده، ممکن است تکراری احساس شود.
بررسی کنید گیرنده قبلاً چه چیزی دیده است
پیش از افزودن موضوعی بازاستفاده‌شده به کمپین، مسیر احتمالی مشتری در پیام‌های خوشامدگویی و پس از خرید را مرور کنید. اگر راهنما به‌تازگی رسیده، در صورت لزوم زاویه‌ای متفاوت، ارجاعی کوتاه‌تر یا گروهی دیگر از مخاطبان واجد شرایط انتخاب کنید. اطلاعات می‌تواند خوب باشد و بااین‌حال بیش از حد تکرار شود.
برای پیام پیگیری عمیق‌تر، توضیح قبلی را گسترش دهید و آن را کلمه‌به‌کلمه تکرار نکنید. برای نمونه، ایمیل اولیه مراقبت از محصول می‌تواند نظافت را توضیح دهد و پیام بعدی به روش نگهداری یا اشتباهی رایج بپردازد؛ البته راهنمای محصول باید تأیید شده باشد. دلیل تازه‌ای برای خواندن را از همان ابتدا روشن کنید.
هر نسخه زبانی را دارایی مستقلی بدانید که به نگهداری نیاز دارد. اصلاح پاراگراف اصلی، نسخه‌های دیگر را خودکار به‌روز نمی‌کند. تغییر واقعی را ثبت کنید، ترجمه‌های متأثر را مشخص کنید و چیدمان نهایی هر نسخه را پیش از استفاده دوباره ببینید. مهلت‌های قدیمی و ادعاهای سازگاری به‌ویژه به‌سادگی و بی‌آنکه دیده شوند منتقل می‌شوند.
نسخه کپی‌شده را مانند کاری تازه بازبینی کنید
پیوندها، جزئیات محصول، تصاویر، شخصی‌سازی، متن جایگزین و همه نسخه‌های زبانی را بررسی کنید. پس از تغییر مهم چیدمان، پیام آزمایشی بفرستید. فرض نکنید بلوکی که قبلاً تأیید شده در قالبی دیگر هم درست می‌ماند.
پیگیری کنید که کدام موضوعات بازاستفاده‌شده هنوز به پرسش‌های واقعی پاسخ می‌دهند. محتوایی را که دیگر با محصول یا مخاطب هماهنگ نیست کنار بگذارید. بازاستفاده زمانی بهترین نتیجه را دارد که کتابخانه‌ای زنده از توضیح‌های مفید داشته باشید، نه آرشیوی از کمپین‌ها که فقط چون تیم وقت کم آورده کپی می‌شوند.
برای هر بلوک قابل استفاده مجدد، هدف، مسئول و زمان بازبینی تعیین کنید؛ مثلاً تغییر مشخصات محصول می‌تواند محرک بازبینی باشد. اگر بلوک دیگر به پرسشی جاری و دقیق پاسخ نمی‌دهد، آن را کنار بگذارید. کتابخانه محتوای مفید پیدا‌کردن توضیح‌های خوب را آسان می‌کند و هم‌زمان تیم را مسئول حفظ زمینه‌ای می‌داند که پیام در آن ارسال می‌شود.